ศึกษาพัฒนาประสิทธิภาพกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมของกองทุนหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ

Abstract

งานวิจัยนี้จึงมุ่งเน้นที่การศึกษา วิเคราะห์ กระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมของกองทุนหลักประกันสุขภาพแห่งชาติเพื่อหาแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการเพื่อให้เกิดการดำเนินการที่เป็นรูปธรรม พร้อมทั้งออกแบบและพัฒนาระบบนำร่องเพื่อติดตามกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมฯ รวมถึงศึกษาและเสนอแนะการพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้ผสานกับกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมในระบบหลักประกันสุขภาพรวมถึงแนวทางการใช้ข้อมูลสารสนเทศร่วมกัน โดยผลการศึกษาสรุปได้ดังนี้ ผลการศึกษาแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการ จากการศึกษาเปรียบเทียบระหว่างกระบวนการทำงาน (ก่อนปีงบประมาณ 2560) และกระบวนการปัจจุบัน พบว่ากระบวนการและขั้นตอนในจัดซื้อจัดหายาและเวชภัณฑ์ร่วมฯ มีลักษณะของการถูกควบคุมด้วยวงจรเวลาตามปีงบประมาณ และการจัดหาตามระเบียบราชการ (ภายใต้ พ.ร.บ.จัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ พ.ศ.2560) โดยรายการยาและเวชภัณฑ์บางรายการมีเงื่อนไขของห่วงโซ่อุปทานที่ทำให้ไม่สอดคล้องกับการดำเนินงานส่งผลให้เกิดข้อติดขัด ตัวอย่างเช่น กรณีที่เกิดภาวะยาขาดแคลนชั่วคราวจำเป็นต้องหายาที่มีจากท้องตลาดหรือยืมยาจากคลังยาของผู้ขาย ในภาวะเช่นนี้ทำให้เกิดยอดของการจัดซื้อตามปีงบประมาณที่ไม่เป็นไปตามแผนและส่งผลกระทบต่อการวางแผนความต้องการและการบริหารคลังยาในวงรอบถัดไป ผลการวิเคราะห์ช่องว่างของกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมของกองทุนหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ พบว่ากระบวนการช่วงปลายน้ำของซัพพลายเชนเป็นกระบวนการที่ยังไม่สามารถติดตามและบริหารจัดการได้อย่างเป็นระบบ โดยกระบวนการดังกล่าวนับตั้งแต่เมื่อหน่วยบริการได้รับยาและเวชภัณฑ์จากรถขนส่งเพื่อจัดเก็บในคลังยาของหน่วยบริการจนถึงการจ่ายยาไปยังผู้ป่วย เนื่องจากการซื้อยาร่วมตามโครงการพิเศษฯ เป็นเพียงหนึ่งในหลายซัพพลายเชนที่เกิดขึ้น ซึ่งหน่วยบริการแต่ละแห่งจะมีระบบการบริหารยาที่แตกต่างกันไปแม้ว่าข้อมูลการรักษาผู้ป่วยเป็นรายบุคคลตามสิทธิ์จะมีการบันทึกไว้ แต่การติดตามข้อมูลการจ่ายยาแยกตามแหล่งที่มาหรือตามโครงการฯ นั้นยังขาดความแม่นยำซึ่งส่งผลต่อการบริหารเชิงคุณภาพ เช่น การติดตามล็อตยา วันหมดอายุการยืม การคืน การเปลี่ยนยา เป็นต้น นอกจากนี้ยังพบว่าการให้รหัสผลิตภัณฑ์ยาและเวชภัณฑ์ที่ไม่เป็นไปตามมาตรฐานและข้อตกลงเดียวกัน ไม่รองรับการบริหารและติดตามในทุกระดับของกระบวนการ ผลการศึกษาวิเคราะห์เปรียบเทียบแนวปฏิบัติทั่วไปกับขีดความสามารถด้านไอทีที่ต้องการพัฒนา เมื่อเปรียบเทียบขีดความสามารถทางเทคโนโลยีขององค์กรที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ฯ ทั้งสามหน่วยงานหลักต่างมีขีดความสามารถในการดำเนินการด้านไอทีในระดับชั้นนำของประเทศ โดยสามารถวิเคราะห์ ปรับเปลี่ยน และพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อรองรับความต้องการใหม่ที่เกิดขึ้นได้ทันเวลา ทั้งนี้ ในการหารือถึงปัญหาที่พบในกระบวนการกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมฯ มักจะมีผลลัพธ์ของแนวทางแก้ไขซึ่งมีการนำระบบไอทีมาเป็นหลักในการขับเคลื่อนเสมอ อย่างไรก็ตามแม้ว่าบทบาทในการทำงานจะชัดเจน แต่การนำไอทีเข้ามาแก้ปัญหาในกรณีที่มีหน่วยรับผิดชอบร่วมหลายหน่วยเช่นนี้ พบว่าการกำหนดบทบาทในการเป็นเจ้าภาพหรือเจ้าของระบบไอทีสำหรับการใช้งานร่วมกันนั้นยังไม่มีข้อสรุปที่ชัดเจน ซึ่งส่งผลต่อความยั่งยืนของระบบ โดยจะทำให้ไม่สามารถขยายการใช้งาน รวมถึงการพัฒนาและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง ผลการออกแบบและพัฒนาระบบนำร่องเพื่อติดตามกระบวนการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมฯ ทีมวิจัยฯ ได้ทำการพัฒนาตัวอย่างหน้าจอระบบสารสนเทศนำร่องฯ และนำเสนอต้นแบบหน้าจอกับสามหน่วยงานหลักที่เกี่ยวข้อง คือ สปสช. ในฐานะผู้ใช้ระบบในส่วนของผู้จัดทำแผนความต้องการยา รพ. ราชวิถี ในฐานะหน่วยจัดซื้อ และ อภ.ในฐานะหน่วยงานผู้ขาย พบว่าการออกแบบให้ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในวงจรการการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ฯ สามารถดูข้อมูลสถานะของการวางแผนและจัดหาฯ ในขั้นตอนต่าง ๆ และดูรายงานในภาพรวมได้พร้อมกันเมื่อต้องการได้รับการยอมรับว่าเกิดประโยชน์อย่างยิ่ง โดยช่วยลดขั้นตอนความล่าช้าที่เกิดจากการสื่อสารและสร้างความเชื่อมั่นในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ อย่างไรก็ตามเนื่องจากระบบนำร่องฯ ที่พัฒนาขึ้นยังไม่ได้มีการกำหนดว่าจะนำไปติดตั้งและใช้งานจริงที่หน่วยงานใด จึงติดตั้งไว้ที่เครื่องแม่ข่ายของ สปสช. ที่ตั้งอยู่ ณ สำนักงานของ อภ. เป็นการชั่วคราว ข้อเสนอแนะเชิงนโยบาย เนื่องจากปัญหาหลักที่พบคือขาดเจ้าภาพในการดำเนินการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและข้อมูลเพื่อการบริหารและติดตามจึงมีความจำเป็นยิ่งยวดที่ต้องมีการกำหนดบทบาทของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการใช้ข้อมูลจากระบบสารสนเทศในระดับต่าง ๆ ให้ชัดเจน เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในการตรวจทาน ตรวจสอบและประเมินผลในวงจรของการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วม พร้อมทั้งขยายผลการใช้สารสนเทศนำร่องฯ โดยใช้เป็นกลไกในการขับเคลื่อนและบริหารจัดการกระบวนการในวงจรการจัดซื้อและกระจายเวชภัณฑ์ร่วมของกองทุนหลักประกันสุขภาพแห่งชาติ โดยการกำหนดแนวทางและวิธีการในการกำกับดูแลข้อมูลในทุกกระบวนการให้เกิดความเชื่อมั่นว่าข้อมูลที่มีการรับส่งระหว่างกันเป็นข้อมูลที่ถูกต้อง เชื่อถือได้ สอดคล้องกับกฎหมาย ระเบียบและประกาศต่าง ๆ ซึ่งจะส่งผลให้สามารถลดขั้นตอนไปพร้อมกับการดำเนินการอย่างราบรื่นได้ในเวลาเดียวกัน หัวข้อการทำวิจัยที่ควรทำเพิ่มเติม 1) การใช้เทคโนโลยีบล็อกเชนในการตรวจสอบและสร้างความไว้วางใจ ในเครือข่ายในการทำธุรกรรมและทำหน้าที่แทนที่ฟังก์ชันบางอย่างของหน่วยกลางที่ต้องการความโปร่งใสในกระบวนการ 2) มาตรฐานรหัสบ่งชี้ผลิตภัณฑ์ยาเพื่อสนับสนุนระบบข้อมูลสารสนเทศในวงจรการจัดซื้อยาร่วม Central Medicines Procurement for National Health Insurance System began in 2008 after the National Health Security Office (NHSO) has set reimbursement for medical used in public hospitals. Starting from reimburse for medication that is used to treat diseases with high treatment costs (through the High-Cost Disease Fund), disease prevention vaccine (through the EPI Vaccine Fund which is in the normal budget) and medication for AIDS patients (through the AIDS fund) and others, currently NHSO has gone through the pooled-procurement process and distribution of these pharmaceuticals from central inventory to all public hospital all over the country. Government audit agency. Few years ago, a sudden change in purchasing unit by take into consideration of auditor recommendation that the purchasing unit should be independent from funds holder to comply with good governance practice. The medicine procurement committee has established of a group of public hospitals, a public hospital network (NPHs), as a temporary purchasing unit and under the process of determining what is the appropriate structure and characteristics of purchasing unit should be and how the technology could help solving this issue. Demand forecast. Under the overall procurement and distribution cycle, pooled-procurement supply chain processes, NHSO is responsible for preparing procurement plans by using last year medicine consumed as the baseline to forecast items and quantities to be purchased. Purchasing Unit. Purchasing Unit is responsible for the procurement processes − biding, tendering, or buying, etc. in accordance with government procurement policy− and then the Pharmaceutical Organization is responsible for managing and monitoring central stock as well as manage to deliver according to the hospital order. Public Hospital. Under this scheme, each public hospital must manage its own medical stock and under this policy, they are not allowed using government budget to buy such the items that that policy restricted to be in pooled purchase. Replenishment and drug quality are issues within the supply chain processes. Tracking medicines lot number those are delivered to hospitals all over the country is needed in the case that any lots found expired or unmet quality, it must be replenished, return, or claim to the supplier who sell them. Central Procurement Monitoring System-CPMS will be implemented to track procurement planning, purchasing and distribution of medicines to the users (public hospital), but still one last mile problem. This research emphasizes on the studies and analysis of procurement and distribution processes for Central Medicines Procurement in UC Scheme to seek for adjustment for concrete execution, and design and develop pilot system to monitor the medicine procurement and distribution. This includes studying and suggesting the integration of IT system development and procedure that are relevant to procurement and distribution for Central Medicines Procurement. The study results are as followed: Study results in guidelines for process adjustment: According to the comparison study between the process in nowadays and before 2017 fiscal year, the procurement and processes for Central Medicines Procurement are being under control of the fiscal year cycle, and sourcing in accordance with the Government Procurement Act in 2017. Some medical and supply lists have an inconsistent condition in supply chain that make them inconsistent with their operations, resulting in congestion. Take an example, as the temporarily drug shortage occurs, the demands in supplies from the market or the seller’s drug storage will augment. Along with the impact on the balance of the fiscal year procurement, and demand planning and the drug storage administration of the next cycle. Analytical results in the gap between procurement and distribution processes for Central Medicines Procurement in UC Scheme: The supply chain downstream is an untraceable system. It begins as hospital receive medical supplies all the way to dispensing medicines to the patient. Due to the Central Medicines Procurement in special project is one of the tremendous supply chains, each hospital has a distinguish drug management system. Despite the medical records are individually recorded, tracking the source of the medicine dispensation are inaccurate, which highly affected the qualitative management, for instance, drug lot tracking, expiration date on borrowing, returning, and changing medicine. Moreover, the drug codes that do not meet the similar standards and agreements are not contributed in every process in managing and monitoring level. Analytical results in the comparison of a general practice and IT potentiality that needs to be developed: When contrasting the IT potentiality of an organization in the procurement and distribution of medicine, the are 3 major agencies are all possessed the nation-leading in IT potentiality. They can analyze, adapt, and develop IT system to accommodate the new arisen demand on time. Whenever the problem in medicine procurement and distribution processes have been discussed, IT system is the essential drive to resolve all the conflicts. Despite its explicit role and a lot of co-operated agencies, it was discovered an ambiguous conclusion on the selection of the IT system’s owner. This will affect the sustainability of system along with the usage expansion, development, and maintenance. Analytical results in design and develop pilot system to monitor the medicine procurement and distribution: Research team have developed the sample screen of pilot system and represented the original screen to 3 dominant agencies, which are consisted of NHSO as a planner in medicine demand forecasting, Rajavithi Hospital as a procurement agency, and GPO as a seller agency. The design for 3 interrelated agencies can monitor the planning and procuring status, and also check the report overview. It has been recognized as a highly benefit function especially in cutting the delayed procedure from communication and confidential exchange of information with each other. Nevertheless, the pilot system has not been assigned to any agencies, it was temporarily installed at NHSO server, which situated in NGO office. Policy Recommendation: The major problem is lack of host to implement IT, and information for management and monitoring. Hence, determining the stakeholder in different level of IT system explicitly will generate confidence for examination and evaluation of the medicine procurement and distribution cycle. Along with expanding the results of pilot system and conducting as mechanism to drive and administrate the cycle of procurement and distribution processes for Central Medicines Procurement in UC Scheme. It is done by regulate the approach and method in directing information in every single process in order to ensure that exchanged data are precise, trustworthy, compliant with the law, regulations, and notices that would shorten and smoothen the procedure, simultaneously. Additional research topics: 1) Applied Global standard Pharmaceutical Product Code: GS1 Automatic Identification and Data Capture Standards in Healthcare. 2) Blockchain-based solution: A new ecosystem should be introduced to enable all stakeholders to share single trusted source of information on the procurement and distribution of the Central Medicines Procurement in UC Scheme using permissionless blockchain to solve the last mile problems within the procurement and distribution processes reconciliation.