พัฒนาการบริหารองค์กรสำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการเพื่อรองรับการเข้าสู่ประชาคมอาเซียน

Abstract

เมื่อพิจารณาถึงสถานการณ์ปัจจุบันของสำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ (สขร.) การพัฒนางานด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อเป็นการรองรับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคต อันจะเป็นการขยายภารกิจความรับผิดชอบของสำนักงานให้กว้างมากขึ้น นอกจากนี้ ภายใต้บริบทของการร่วมกันเป็นประชาคมเศรษฐกิจอาเซียนในปี พ.ศ.2558 ย่อมส่งผลกระทบต่อระบบงานของ สขร. โดยตรงเพื่อเป็นการเตรียมความพร้อมของประเทศไทยในการเข้าสู่ประชาคมอาเซียน สขร. ซึ่งเป็นหน่วยงานหลักในการดำเนินงานด้านสิทธิรับรู้ข้อมูลและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล จึงจำเป็นต้องพัฒนาการบริหารองค์กรให้สอดคล้องกับสภาพการเปลี่ยนแปลงของประเทศในปัจจุบัน การศึกษาในโครงการนี้มีเป้าหมายในการวิเคราะห์ทิศทางการพัฒนาองค์กร สขร. ในอนาคตโดยเน้นการพัฒนาความรู้วิชาการ การพัฒนากฎหมาย การพัฒนาองค์กรและระบบงาน การวิเคราะห์และพัฒนายุทธศาสตร์และการใช้แผนเป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนองค์กร ตลอดจนการพัฒนาขีดความสามารถของเจ้าหน้าที่ สขร. ในการทำงานตามมาตรฐานสากล ซึ่งผลการศึกษาเพื่อพัฒนาองค์กรที่สำคัญมีดังนี้ ในมิติการพัฒนายุทธศาสตร์ เมื่อพิจารณาการปฎิบัติงานภาพรวมของ สขร. ในปัจจุบัน พบว่า การดำเนินงานเกือบทั้งหมดเป็นการทำงานเชิงรับ มีลักษณะของการบริหารงานและงานประจำแบบระบบราชการ (Bureaucratic Routine Working) ขาดการทำงานเชิงรุกและขาดการทำงานในเชิงริเริ่มสร้างสรรค์ อย่างไรก็ตามคณะที่ปรึกษายังเห็นว่า สขร. และบุคลากรของ สขร. ยังมีศักยภาพที่จะปรับเปลี่ยนองค์กรได้และได้มีการศึกษาสถานภาพองค์กรของ สขร. และมีข้อเสนอยุทธศาสตร์ สขร. “ตระหนัก-ตระหง่าน-ทะยาน” เพื่อพัฒนา สขร. ไปสู่การเป็น “องค์กรแห่งอนาคต ความหวังของการคุ้มครองสิทธิพลเมือง” โดยควรดำเนินการใน 3 มิติ ดังนี้ มิติที่ 1 การพัฒนาความพร้อมขององค์กร สขร. ให้เป็นองค์กรที่เข้มแข็งทางองค์ความรู้ มีวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย (Amart Office) มิติที่ 2 การตระเตรียมการดำเนินการเปลี่ยนแปลงสถานะองค์กรของ สขร. ให้เป็นหน่วยงานอิสระ หรือส่วนราชการสังกัดรัฐสภา โดยมีฐานะระดับ “กรม” เพื่อให้เป็นที่ยอมรับจากหน่วยงานของรัฐ มิติที่ 3 การพัฒนาสถานะเป็นองค์กรที่เป็นที่ยอมรับเชื่อถือจากหน่วยงานของรัฐ ภาคเอกชน และสาธารณะอย่างแท้จริง เป็นองค์กรระดับของประเทศในมิติการพัฒนาความโปร่งใสของระบบราชการและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ในมิติการพัฒนาองค์กร คณะที่ปรึกษาได้พิจารณาขอบเขตภารกิจในการดำเนินการบริหาร การบังคับใช้กฎหมายต่อหน่วยงานของรัฐทุกระดับ สถานะของ สขร. จึงควรเป็นองค์กรที่เป็นที่ยอมรับของหน่วยงานทั่วไป และควรปรับยกฐานะเป็นหน่วยงานระดับกรม ซึ่งคณะที่ปรึกษามีข้อเสนอเพื่อการปรับโครงสร้างองค์กร สขร. 3 ทาง คือ ทางเลือกที่ 1 แบ่งงานเป็นงานสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล โดยทำงานควบคู่กับ สขร. ทางเลือกที่ 2 ปรับเปลี่ยนโดยเพิ่มอีกสามกลุ่มภารกิจ ได้แก่ ภารกิจด้านการกำกับดูแลการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ภารกิจด้านการวิจัยและพัฒนา และภารกิจด้านการต่างประเทศ ทางเลือกที่ 3 ปรับปรุงและยกฐานะขึ้นเป็นหน่วยงานระดับกรม โดยเสนอโครงสร้างการจัดองค์กรเป็น “สำนักงานข้อมูลข่าวสารแห่งชาติ” สำหรับการพัฒนาบุคลากรของ สขร. เพื่อรองรับการเติบโตขององค์กรในอนาคตและโดยเฉพาะเพื่อให้สอดคล้องรองรับกับการเปลี่ยนแปลงของสังคมเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารในปัจจุบันจึงมุ่งดำเนินการในสามด้าน คือ การพัฒนาความรู้ทางด้านกฎหมายที่สำคัญในการปฏิบัติงาน การพัฒนาความรู้ความชำนาญเฉพาะทาง เช่น ความรู้ทางด้านการบริหาร การวางแผน และที่คณะปรึกษาให้ความสำคัญสูงสุด คือ การพัฒนาทักษะและศักยภาพในการปฏิบัติงานด้านการต่างประเทศ เพื่อให้สอดคล้องกับการพัฒนาสังคมโลกโดยรวม ซึ่งเป็นการพัฒนาระบบความสัมพันธ์ระหว่างประเทศในลักษณะข้ามพรมแดนหรือ “ไร้พรมแดน” และโดยเฉพาะในการเข้าสู่ประชาคมอาเซียนในปี 2558 ในส่วนการปรับปรุงระบบงาน ที่ปรึกษามีข้อเสนอให้ทบทวนและปรับปรุงกระบวนงานที่สำคัญได้แก่ ข้อเสนอการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ แผนแม่บทระบบสารสนเทศ และแผนการบริหารในสถานการณ์ฉุกเฉิน การปรับปรุงการตรวจแนะนำการปฏิบัติแก่ศูนย์ข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานของรัฐ การปรับปรุงการดำเนินงานเรื่องร้องเรียน การจัดตั้งสถาบันฝึกอบรมและเผยแพร่ความรู้ด้านสิทธิรับรู้ข้อมูลข่าวสารและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การพัฒนาหลักสูตรฝึกอบรมออนไลน์ การปรับปรุงการฝึกอบรม/การบรรยายให้ความรู้พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 และการพัฒนาระบบเอกสารเพื่อปฏิบัติงานในสถานการณ์ฉุกเฉินและระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สำรอง ในส่วนการพัฒนาด้านวิชาการและการวิจัย คณะที่ปรึกษามีความเห็นว่า สขร. จะต้องมีความพร้อมและความแข็งแรงในทางวิชาการและจะต้องเป็นองค์กรเจ้าภาพสำหรับงานด้านการพัฒนาองค์ความรู้ทั้งในด้านข้อมูลข่าวสารราชการและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งคณะที่ปรึกษาได้ให้ความสำคัญในการพัฒนางานด้านวิชาการกฎหมายในส่วนการศึกษาเพื่อการปรับปรุงแก้ไขพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 ได้ทำการศึกษาวิจัยเกี่ยวกับประเด็นข้อยกเว้นการเปิดเผยข้อมูลตามมาตรา 15 ซึ่งบัญญัติข้อยกเว้นกรณีที่มีบทบัญญัติของกฎหมายอื่น โดยคณะที่ปรึกษาเลือกพิจารณากรณีกฎหมายเกี่ยวกับลิขสิทธิ์ สิทธิบัตร และความลับทางการค้า ในส่วนการศึกษาเพื่อการพัฒนาความรู้ทางวิชาการด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ได้ทำการศึกษาวิจัยร่างกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล กรณีบัญญัติข้อยกเว้นการใช้บังคับกรณีการดำเนินการเกี่ยวกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับสื่อมวลชน พ.ศ.... และพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้ควบคุมข้อมูลภาครัฐและภาคเอกชน จาการศึกษาถึงปัญหาอุปสรรคในการดำเนินงานต่างๆ ของ สขร. ที่ผ่านมา คณะที่ปรึกษามีความเห็นว่าปัญหาสำคัญของ สขร. ได้แก่ ปัญหาสถานภาพองค์กรและปัญหาความไม่พอเพียงของงบประมาณ ข้อจำกัดดังกล่าวเป็นปัญหาในระดับนโยบาย และเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องการตัดสินใจทางการเมือง สขร. จึงควรจัดทำข้อเสนอเชิงนโยบายและนำเสนอต่อผู้มีอำนาจในทางการเมืองต่อไป As widely known, AEC will complete its establishment in 2015, and the Personal Data Protection bill isexpected to be approved by the parliament in the near future. As a consequence, it will directly affect the existing work and bring about new and a large amount of workloads to the Office of the Official Information Commission (OOIC). It is, thus, crucial for the OOIC to study and develop its organization to further the readiness preparation for public service delivery accordingly to the changing period of the nation. The study aims to determine the developmental trend of the OOIC focusing on the organization and work system development, strategic planning, and capacity building of the OOIC’s staff. The study finds and develops key measures in organization development of the OOIC as follows: Regarding the strategic development trend for the OOIC, the study finds that the Office performs mostly bureaucratic routine work and in a rather passive mode. The study then proposes the OOIC move towards the strong and smart office approach in order to provide the best services in promoting and protecting the citizens’ right, and to operate in a more active manner. This should be done together with the OOIC’s organization restructuring and bureaucratic status improvement starting at the division level under the supervision of the Permanent Secretary of the Prime Minister’s Office through the departmental level. The study also suggests that the OOIC be more independent. Higher bureaucratic status will subsequently enable the OOIC to gain broader acceptance and credibility among other agencies as a leading change agent equipped with technical and academic assistance, and as an organization for promotion and protection of freedom of information and privacy. As to the organization restructuring of the OOIC in response to the new roles, the study proposes three alternatives: Option 1 – creating a new office directly overseeing the issues of Data Privacy working in parallel with the OOIC; Option 2 – adding three new sub-divisions, namely, Foreing Affairs, Research and Development, and Data Privacy to the existing structure of the OOIC; and Option 3 – promoting the OOIC to be the National Information Commissioner’s Office as a department-level agency. On the capacity building aspect, the study aims to develop the OOIC staff in three areas: knowledge on law enforcement and law development; administrative procedures; and skills in foreign affairs matters. On the work system development, the study suggests that the OOIC improve its internal work procedures and patterns in some significant areas: strategic and ICT master plans, training and knowledge dissemination, monitoring and technical advising to state agencies, and the establishment of transparency and privacy institute. Regarding the research and development, the study has accomplished 11 research reports comprised of three papers on data privacy bill, one report on the Official Information Act, and seven other papers on the organization development of the OOIC. The main difficulties in managing the OOIC arise due to extremely limited budget and the inferior bureaucratic status from other state agencies’ viewpoint. These two key obstacles require special attention from elected/appointed politicians supervising the OOIC. The OOIC thus needs to propose policy recommendations for political decision- making.